Mengubah alamat email di Microsoft 365 bisa menjadi langkah penting, baik saat Anda melakukan rebranding, merapikan akun, atau sekadar ingin memperbarui informasi akun. Dalam artikel ini, kami akan berbagi cara untuk mengubah alamat email di Microsoft 365.
Pada layanan Microsoft 365, Anda dapat mengubah alamat email yang sudah ada dengan alamat lain, baik menggunakan domain yang sama atau menggantinya dengan domain yang berbeda.
Ada dua opsi yang dapat Anda pilih untuk mengubah alamat email di Microsoft 365, yaitu dengan menambahkan akun baru maupun melakukan rename alamat emailnya. Berikut penjelasan opsi yang dapat anda pilih.
Opsi 1. Buat Akun Baru (data lama tidak diperlukan lagi)
Opsi menambah user baru ini dapat Anda pilih, ketika data email lama tidak akan digunakan kembali dan ingin sepenuhnya beralih ke email yang baru. Biasanya, opsi ini dipilih ketika Anda ingin melakukan rebranding dengan mengubah alamat email domainnya.
Pada panduan ini, kami akan memberikan contoh membuat akun baru dengan nama domain yang baru juga, lalu menyesuaikan lisensi akunnya. Berikut tahapannya.
Step 1. Menambahkan domain baru
- Login ke Portal Microsoft 365.
- Silakan login menggunakan username dan password administrator Anda.
- Masuk ke menu admin.
4. Tambahkan domain baru dengan mengikuti langkah-langkah panduan pada journal berikut: Setup Domain
Step 2. Menambah email baru dan menyesuaikan lisensinya
Anda bisa menggunakan opsi membuat user baru, bila tidak ingin menggunakan data-data lama dan memulai ulang dengan data-data yang baru. Hal ini biasanya dilakukan untuk perubahan karyawan atau pengguna sehingga tidak membutuhkan data-data user atau alamat email lama.
Berikut langkah-langkah membuat user baru dan mengubah lisensi Microsoft 365 menggunakan user atau alamat email yang baru:
- Buat user email baru dengan panduan berikut.
- Setelah User dibuat, anda bisa menonaktifkan lisensi user lama yang ingin dinonaktifkan dengan klik more action pada titik tiga di samping user:
- Nonaktifkan lisensi dengan klik bagian lisensi yang diterapkan.
- Setelah bagian centang hilang, klik menu save changes untuk menyimpan perubahan penonaktifan lisensi user Microsoft 365.
- Setelah lisensi nonaktif, akan ada tulisan jumlah lisensi yang tersedia (available).
- Pilih user yang ingin diberikan lisensi Microsoft 365 untuk bisa menggunakan lisensi Microsoft 365, lalu klik More action pada bagian titik tiga dan pilih menu Manage product licenses.
- Centang Lisensi yang tersedia, lalu Save changes untuk menyimpan perubahan lisensi Microsoft 365 agar user bisa menggunakan lisensi Microsoft 365.
- Setelah sukses, anda akan melihat bahwa lisensi Microsoft 365 sudah diterapkan pada user yang baru.
Opsi 2. Rename Alamat Email (data email lama masih diperlukan)
Opsi rename email ini bisa Anda pilih, jika data di email lama masih Anda butuhkan atau Anda hanya ingin mengubah alamat emailnya saja. Contohnya, seorang karyawan resign dan akunnya perlu diubah namanya untuk pengguna baru tanpa mengganggu akses atau data yang ada sebelumnya.
Rename email ini bisa dilakukan dengan alamat domain yang sama, atau dengan alamat domain yang berbeda. Bagi Anda yang ingin menggunakan domain yang sama, maka Anda cukup mengubah alamat emailnya saja tanpa menyesuaikan lisensi akun.
Namun, bagi Anda yang ingin merename alamat emailnya dengan nama domain yang berbeda, maka Anda bisa menambahkan domain baru terlebih dahulu, lalu merename alamat emailnya. Berikut langkah-langkahnya:
- Pilih menu More action dengan klik tanda titik tiga di samping nama user, lalu klik menu Manage sign-in details…
- Klik ikon pensil atau edit yang ada di samping user atau alamat email microsoft 365
- Masukkan user baru atau email yang berbeda untuk mengganti user lama anda sebelumnya menjadi user atau alamat email yang baru, lalu klik done untuk menyelesaikan proses perubahan user atau alamat email Microsoft 365
- Setelah selesai dan user sudah berubah, silakan klik Save changes untuk menyimpan perubahan user atau email Microsoft 365.
Setelah proses selesai, halaman Office akan otomatis terlogout karena user sudah berbeda. Silakan login menggunakan alamat email yang baru, sedangkan password tetap bisa menggunakan password yang sebelumnya.
Menghapus domain
Setelah domain lama tidak digunakan, anda bisa menghapus domain dari menu Setting > Domain > More action > Remove Domain
Demikian panduan kami tentang cara mengubah alamat email di Microsoft 365 dengan opsi menambah user baru atau melakukan rename. Semoga bermanfaat.
